Acesso pela primeira vez

Na 1ª vez de uso do arquivo com formulário, será solicitada uma permissão para executar o código.
Escolher o email do usuário, clicar em Permitir. Se aparecer a opção Avançado, clicar.

Localizar aluno e fazer alterações

Para localizar o cadastro de um aluno, acessar a guia Localizar Alterar.
É necessário ter o código do aluno. Podem usar a pesquisa no topo do formulário para encontrar o código, selecionando o nome do aluno. Ao iniciar a digitação do nome, o filtro já seleciona as opções.
Após descobrir o código, colocar no campo Cód.Aluno e clicar na Lupa.
Após fazer alguma alteração, clicar em SALVAR. Os campos em vermelho são obrigatórios.

Realizar novo cadastro
Para cadastro novo, acessar a guia Cadastro Novo e digitar as informações nos campos respectivos. Os campos em vermelho são obrigatórios.
Após concluir a digitação, clicar em SALVAR.

Passo 01.

Acessar o ambiente de trabalho e abrir o diário que deseja compartilhar.

Passo 02.

Com o arquivo aberto, no canto superior direito, clica em Compartilhar
Passo 03.

Informar o email do professor (obrigatório ser gmail).

Passo 04.

Desmarcar a opção de Notificação e clicar em Compartilhar.

Passo 05.

Clicar em compartilhar mesmo assim.

Pronto! O professor já tem acesso ao arquivo através do email informado.

Para correção, 

1.Selecionar a área onde se deseja aplicar, 

2.Ferramentas>Ortografia>Verificação Ortográfica

Será apresentado, no canto superior direito, as correções necessárias.

Após aplicar a correção em cada palavra, conforme o caso, serão apresentadas outras correções a serem feitas.

01. Utilizar navegador Google Chrome

02. Obrigatório possuir gmail para acesso

03. Ao acessar, utilizar Google Chrome e estar logado no gmail em que o arquivo foi compartilhado (do professor)

04. O arquivo é uma planilha online Google

05. O arquivo é único por turma de acesso compartilhado com todos os professores desta

06. Pode ser acessado também por dispositivos móveis (smartphone/tablets etc.). Para sua edição (lançamentos) pelo dispositivo, instalar o Google Planilhas no aparelho.

07. Pode ser acessado offline (sem internet), desde que o professor o configure para isto

08. Os lançamentos serão de Frequência (F), Conteúdo (C), Aproveitamento (A) e Ocorrências.

09. Os períodos de lançamentos são divididos por bimestres: F1B, Frequência do 1°bimestre, C1B, Conteúdo do 1°bimestre e A1B, Aproveitamento do 1°bimestre, e assim por diante para F2B, F3B, F4B, C2B etc.

10. Para lançamento de Frequência, dar duplo clique para aparecer opções

11. Os nomes dos diários são adicionados e atualizado pela Secretaria Escolar

12. As movimentações de alunos: transferência, desistência, remanejamento etc. aparecem na frequência e no aproveitamento na coluna Compl.Movim.

13. Os diários de Educação Infantil e Ensino Fundamental são idênticos em todo seu funcionamento exceto, no Aproveitamento que na Educação Infantil é por Conceitos e o Ensino Fundamental é por notas

14. No diário de Educação Infantil, na parte de Aproveitamento, os números dos alunos são dispostos na linha superior horizontal e não parecem os nomes destes. Utilizar guia Frequência para saber nomes e número de chamada, se necessário.

15. Todos os dados preenchidos no diário, em relação à notas/conceitos e frequência, são automaticamente carregados para o Boletim Escolar (Ensino Fundamental) e Relatório de Aprendizagens do Educando (Educação Infantil). Alterações necessárias, são feitas somente no Diário de Classe pois estes relatórios não são passíveis de alterações.

16. Após o encerramento do Conselho Coletivo/Reunião de Pais, de cada bimestre, os diários serão bloqueados no bimestre respectivo, impedindo a digitação ou alteração de dados pelo professor.

17.As aulas são apresentadas com numeração de A1, A2, até a A60 por padrão.

18. As datas são alimentadas pela Secretaria Escolar/Coordenação Pedagógica, baseadas no Calendário Escolar e suas alterações, se for o caso, e carregadas automaticamente para todos os diários, na parte de Frequência e Conteúdo.

19. O Conteúdo contém 5 linhas para cada dia letivo. Os professores podem usar 1 linha para cada horário.

20. No lançamento do Conteúdo (Ensino Fundamental) deve ser selecionado o Componente Curricular para lançamento da aula.

21. Para cálculo da média bimestral em cada disciplina, deve ser lançado na coluna Div, o valor 1 para o caso de notas por somatória.

22. A média obtida na recuperação deverá constar na coluna própria.

23. A média bimestral, no caso de ter havido recuperação, será escolhida entre a maior nota entre a média antes da recuperação e a nota da recuperação, automaticamente.

24. O Resumo Final com a situação do aluno é obtida após o fechamento das médias do 4°bimestre. Lembrar de colocar o valor 4 para efeito de divisão, exceto para alunos que tenham iniciado seus estudos na turma no decorrer do ano e sem alguma média em algum bimestre.

Após ser colocado o número de chamada dos alunos e liberação dos diários aos professores, não deverá deletar (excluir) alunos da sala.

No caso de saída do aluno da turma, deverá ser realizado o procedimento de Movimentação, ou seja, saída da turma Desistência, Transferência, Remanejamento ou Falecimento.

Passo 01.

Na divisão Gestão Escolar, acessar Enturmação. (Unidades onde não tem esse arquivo, acessar Matrícula Escolar e a guia Enturmação).
Localizar a enturmação do aluno que deseja movimentar, ou seja, colocar como Desistente, Transferido, Remanejado ou Falecido.

Contrl + F localiza mais rapidamente.

Passo 02.

Nas colunas Movim. e Compl. colocar da seguinte forma, conforme cada caso.

Não esquecer de preencher a coluna Compl. pois é dela que irão as informações para os diversos relatórios: Relação de Alunos, Folha de Chamada dentre outros e, também, para o Diário de Classe.

REMANEJAMENTO ENTRE TURMAS

Para remanejamento do aluno entre turmas da mesma unidade escolar, devemos observar 02 (dois) procedimentos, guia/arquivo Enturmação:

Passo 01.

Na turma de origem do aluno (anterior), registrar sua movimentação (saída).

Passo 02.

Enturmar o aluno na nova turma de destino (nova/atual) e registrar somente em Compl. conforme imagem abaixo.

Nessa turma, a coluna Movim. não deverá ser preenchida.

ENTRADA DE ALUNOS DURANTE O ANO

Havendo matrículas de alunos durante o ano letivo, após liberação dos diários com números de chamadas, estes alunos ficarão no final da lista com número de chamada disponível e não obedecerão mais o critério de ordem alfabética.

Na enturmação destes alunos, é recomendável preencher a coluna Compl. da seguinte forma.

Assim, nos relatórios irá aparecer essa informação de Matrícula Posterior ao início do ano letivo, informação útil para questões como frequência escolar etc.

DIÁRIO DE CLASSE E MOVIMENTAÇÕES

A frequência escolar do aluno (presença, falta injustificada e falta justificada) que saiu da turma deverá ser preenchida até a data informada em “Compl.”. A partir desta data, pode-se deixar em branco esta anotação.

Quando o aluno entra na turma no decorrer do ano, os dias letivos anteriores ficam em branco e somente inicia a anotação da frequência a partir da data informada em Compl., ou seja, data de ingresso na turma.

Nos diários de classe deverão ser colocadas as notas que trouxerem de outra unidade escolar, na guia Aproveitamento, coluna Transf., se for o caso.

Se aparecer esses códigos numéricos nos nomes dos alunos nos diários, é pq precisa ser colocado corretamente lá em Enturmação, sua movimentação.

É preciso seguir o seguinte modelo, na Enturmação:

Lembro que no 1° e 2° anos do Ensino Fundamental não pode haver retenção.

Caso o aluno não tenha condições de seguir adiante, uma sugestão, seria considerá-lo desistente, não lançando faltas nem notas no 4°bimestre, e colocando como Desistente na Enturmação. 

Assim, poderá ser matriculado novamente na mesma série no próximo ano.

Sobre alunos recebidos durante o ano letivo, ou que saíram e retornaram, é preciso ver se trouxeram notas nos bimestres que não estavam com vocês.

Se trouxeram, a nota deverá ser lançada no diário na coluna Transf., nada de repetir notas.

Se não trouxeram notas, fazer média diferenciada, no Div, não colocar 4, ou 10 para lugares em que utilizem peso.

Frequência de alunos recebidos durante o ano

No Diários, colocar as faltas que o aluno trouxer na Ficha Individual, na coluna Transf.

No caso de aprovação pelo Conselho de Classe (ACC), colocar, na guia Resumo do Diário, na coluna própria, a média da escola.

Lembrando que, nesse caso, também será necessário a impressão, assinaturas e arquivo do Canhoto de Conselho de Classe.

No Resumo Final do Diário, é necessário verificar aluno por aluno, cada resultado precisa ser preenchido. Não pode haver linha em branco, onde existe aluno.

O serviço só estará correto, se a Ata Final estiver redondinha.
Lembrando, que a data de encerramento precisa ser informada por cada escola.
Esta Ata é uma excelente ferramenta para o Conselho de Classe final tb.

Após o fechamento correto e completo dos Diários, os Boletins sairão completos para impressão. Qq erro nos Boletins, precisa ser ajustado nos Diários.
Não iniciar o fechamento do ano pela impressão dos boletins. Primeiramente, verificar cada diário, Resumo Final, depois, a Ata Final.

Os Canhotos Bimestrais e de Conselho de Classe, se for o caso, denominado Relatório Bimestral de Aproveitamento, deverá ser impresso a cada final de bimestre, colher assinaturas dos professores, datar e arquivar.

Este documento também contém a quantidade de dias letivos do bimestre e acumulado no ano letivo, que deve bater com o Calendário Escolar.

Se houver divergência nos dias letivos, o ajuste é feito no arquivo Dias Letivos, mas com reflexo imediato nos Diários de Classe. Cuidado!

Com o encerramento do ano letivo, precisam ser impressos também, os Diários de Classe, colher assinaturas e arquivados.

Cada Diário de Classe contém várias partes: Frequência, Conteúdo, Ocorrência, Aproveitamento, Capa e Resumo Final, se for Ensino Fundamental.

No caso de alunos da Educação Infantil, no final do Ano Letivo, deve ser entregue o Relatório de Aproveitamento, como é feito a cada bimestre, mas contendo o fechamento total dos 4 bimestres, assim como, a frequência e aulas ministradas. Lembrando que precisam ser assinados.

Além de entregar aos pais, é necessário seu arquivo no Dossiê (Pasta Individual) de cada aluno, devidamente datados e assinados.

N°de Chamada/Enturmação: continua o anterior, antes de sair. Não enturma novamente.

Movimentação: fica em branco

Ocorrências: Citar as datas e fato dele ter saído e retornado em Ocorrências, nos diários

Notas: as notas que trouxe de outra unidade, colocar na coluna Transf., que irão somar com as notas que ele obteve na sua escola, dessa forma, os 4 bimestres ficarão com notas. Caso não tenha notas em algum bimestre, usar média diferenciada no fechamento do ano.

Nos Diários, na guia Resumo, deverá ser lançado o valor na coluna Div. para cálculo da média anual.

Caso a média seja somatória, o valor a ser informado será 10, para quem possui as 4 médias (de cada bimestre)

Caso o aluno não tenha médias em cada bimestre, fazer o procedimento de média diferenciada, somando os números dos bimestres que possui média e informando nessa coluna.

É necessário o cadastro de cada turma que será ofertada no ano letivo.
Acessar o arquivo Turmas e preencher conforme imagem a seguir.

Campos com o título das colunas em vermelho não deverão ser preenchidos, somente os campos com título das colunas na cor verde.
A cada ano letivo, adicionar as novas turmas.
Informar o(s) nome(s) do(s) professor(s) de cada turma. Essa informação constará nos Diários de Classe.

Ao trabalhar em arquivo com grande listagem de dados, pode-se ir rapidamente para o último registro efetuado, facilitando o novo lançamento.
Clicar no título da coluna que deseja digitar a informação, e pressionar, simultaneamente, as teclas Ctrl + PgDn (setinha pra baixo)

Para alterção no acesso ao arquivo para algum usuário, usar os seguintes procedimentos:

1.Entrar no arquivo que deseja restringir o acesso, e clicar em Compartilhar.

2.Em seguida, selecionar o gmail do usuário que deseja cancelar o acesso e clicar em Remover acesso.

4.Caso deseja somente conceder acesso para visualização do arquivo, sem pemissão para edição, selecionar Leitor.

Esses procedimentos são necessários para os casos em que professores trocam de turma, para que seja removido seu acesso ao diário antigo e concer acesso ao novo.
Também é aconselhável, colocar como Leitor, o acesso dos gestores (coordenadores/diretores) aos arquivos de digitação de dados pela secretaria, sendo estes: Matrícula, Turmas, Dias Letivos, Histórico Escolar e Profissionais.

No caso de lançamento de eventos específicos no Diário de Classe, na parte de Frequência, utilizar a legenda, conforme apresentado na imagem a seguir.

Dessa forma, ao invés de escrever CONSELHO DE CLASSE, MOMENTO COLETIVO etc. na vertical, poderão utilizar somente as iniciais, confome a legenda.